Wie Agenturen und Unternehmen gemeinsam mehr herausholen

Wie können Agenturen und Unternehmen die Performance einer Geschäftsbeziehung steigern? Als ein Startup, das sich damit beschäftigt, per digitalem Matching die idealen Geschäftspartner zusammen zu bringen, haben wir uns gefragt, was eine ideale Geschäftsbeziehung denn ausmacht – und dazu Nachforschungen angestellt. Immer gilt: Die Performance einer Agentur-Kunde-Beziehung richtet sich nach dem Grad an Vertrauen, das zwischen den Geschäftspartnern herrscht.

4 Hacks aus unserer Erfahrung, wie Sie beides, Performance und Vertrauen, erhöhen:

1. Verlustfreie Kommunikation

Cyberchimps – trägt zur verlustfreien Kommunikation bei (Screenshot: Cyberchimps)

Vertrauen entsteht durch Kommunikation; das direkt geführte Gespräch bspw. per Telefon überträgt Zwischentöne eines Dialogs, wodurch die Person eher verstanden und mehr und mehr zu einem Vertrauten wird. Verlustfrei bedeutet, dass es nicht allein auf die Information ankommt, sondern auf den emotionalen Kontext, in dem eine Information gesendet und empfangen wird. E-Mails zerstören diesen Kontext, je weiter sie sich von einem Gespräch hin zu bürokratischer Pflichterfüllung entwickeln. Tägliche Zusammenarbeit über E-Mails zu steuern entfremdet die Menschen voneinander.

Um Kommunikation zwischen Team und Dienstleister effizient und gleichzeitig vertrauensfördernd zu gestalten, bieten sich Tools für Teamchats wie Slack an. Sie können Kommunikation per E-Mail komplett ersetzen. Sie sind spontan, nachvollziehbar und je nach Transparenzgrad für das gesamte Team einsehbar. Cloud-Services sind für einfachen Datentransfer integrierbar, ganze Teams leicht organisierbar. Und das wichtigste: Sie erhalten die Emotionen eines Gesprächs.

Do:  „Gerade Anruf vom Handelsblatt bekommen. Sie melden sich aufgrund unserer PM! Wie bereiten wir uns darauf vor?“

Don’t: „Warum hab ich das Whitepaper noch nicht auf dem Tisch??“

2. Echter Austausch

Agenturteams und Interne wachsen im besten Fall zu einem Team zusammen. Prozesse schleifen sich ein, Zusammenarbeit erlebt flow, die Produktivität steigt. Eine Unternehmensvertreterin sagte hierzu: „Wenn ich eine Agentur beauftrage, will ich dadurch mein Team erweitern.“ Dabei ist es so, als würden die einzelnen Teammitglieder permanent „remote“ arbeiten – nicht im gleichen Raum, damit automatisch auch gedanklich voneinander getrennt. Tools wie Sqwiggle schaffen Abhilfe. Es macht alle paar Minuten automatisch ein Foto von allen Teammitgliedern, Agentur gleichwohl Unternehmen, die das Tool gestartet haben und erzeugt das Gefühl von räumlicher Nähe.

Echter Austausch gelingt aber nur durch zeitweise Verlagerung des Arbeitsplatzes vor Ort des jeweils anderen Teams. Der positive Effekt, das aufeinander „Eingrooven“ dauert einige Wochen an, sollte dann aber wieder aufgefrischt werden.

Do: Wählen Sie für einen ersten Austausch zwei recht ruhige Wochen, damit die Teammitglieder etwas mehr Zeit für persönlichen Austausch finden.

Don’t: Der „tägliche Wahnsinn“ im Büro ist teil der Unternehmenskultur; verstecken sie ihn nicht.

3. Gemeinsame Ideenentwicklung

Wer versteht, wie das Gegenüber denkt, kann dessen Denken nutzen. Das gelingt aber nicht, wenn der eine nur FÜR den anderen denkt. Wichtig, ist miteinander zu denken – vor allem zwischen Agentur und Unternehmen. Gemeinsame Brainstormings sind das eine, gemeinsames Denken konstant zu entwickeln das andere. Auch hier hilft ein Tool, namens Trello.

Trello für gemeinsame Ideenentwicklung

Es ermöglicht simultane Ideenentwicklung von mehreren Teammitgliedern auf beiden Seiten. Ideen und/oder Tasks werden erstellt, zugewiesen, mit neuen Gedanken versehen, diskutiert, umgesetzt, abgeschlossen. Für alle jederzeit einsehbar. Wir nennen diese Form der Zusammenarbeit Agile Ideenentwicklung und arbeiten mit unserem Entwicklungspartner sehr erfolgreich zusammen. Kampagnen, Events, Konzepte können so der geballten Intelligenz eines gesamten Teams zugewiesen werden. Weitere Vorteile sind: Prozessmanagement und sichtbare Projektfortschritte, ein internes Wiki, die Team-To-Do-List.

Do: Einmal in der Woche, bspw. Montagvormittag, schauen alle gemeinsam auf das Trello Board und stecken Ziele für die kommende Woche ab.

Don’t: Micromanagement. Kontrollen Sie zu Beginn nicht täglich die Fortschritte im Board, lassen Sie dem Team Zeit.

4. So früh wie möglich Verständnis aufbauen

„Kommunikationsprobleme treten auf, wenn verschiedene Ausgangslagen existieren, wenn das Briefing unklar ist, man fragt sich, gerade im Pitch: Versteht die Agentur uns?“ So formulierte ein Unternehmensvertreter die Antwort auf die Frage, woher Missverständnisse rühren.

Wenn zwei Partner nicht das selbe Verständnis einer Aufgabenstellung haben, erzeugt dies automatisch Differenzen bei der Bewertung der darauf folgenden Arbeit. Ähnlich einer Rechenaufgabe, kann das Ergebnis nicht stimmen, wenn der Ansatz falsch gewählt wurde. Um dieses Grundverständnis aufzubauen, wählte eine Pilotkundin zum Start der Zusammenarbeit mit ihrer Webagentur unorthodoxe Methoden: „Wir haben Bastelstunde veranstaltet: Mit Farben und Kleber aufgebracht, was wir uns vorstellen, bis wir alle auf dem gleichen Nenner waren.“

Jede Methode ist erlaubt, wichtig bleibt: das Zeitfenster, im Verlauf einer Geschäftsbeziehung gemeinsames Verständnis aufzubauen, geht nach den ersten Wochen langsam zu. In dieser Zeit bilden sich die Grundlagen, das Grundverständnis, das nach den ersten Monaten nur schwer wieder aufzubrechen ist.

Do: Nehmen Sie sich zu Beginn einer Geschäftsbeziehung Zeit, obige Hacks einzurichten.

Don’t: Glauben, dass sich die ideale Zusammenarbeit von allein ergibt.

On top: 5, die richtige Anbahnung (dazu mehr in Folge 3 kommende Woche)

Wie eine Geschäftsbeziehung zustande kam, prägt ihren Verlauf. Nächste Woche geht es darum, warum der Pitch zwar eine gängige Auswahlmethode ist, dies aber nicht bleiben kann. Denn nicht selten wirkt der klassische Pitch auf die zukünftige Performance kontraproduktiv.

Do: Folge 3 unserer Serie nicht verpassen.